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                北京咨询公司

                编辑整理 | 睿信咨询




                使用金字塔原理高效汇报工作


                当工作报告内容复杂、冗长、毫无条例时,我们该如何处理?

                我们希望在汇报工作时,重点突出,思路清晰,层次分明??稍跹拍茏龅健奥呒逦??

                我们都希望在表达(写作、讲话和培训)时,能说到点子上,正面回答受众的问题。那么如何搭建结构框架、组织语句顺序,用最短时间讲清重点,让受众能理解、记得住,甚至是有兴趣呢?

                答案就是——使用逻辑清晰的金字塔结构。



                金字塔原理是麦肯锡咨询公司一位名叫芭芭拉·明托的顾问在1973年总结出来的,随后成为麦肯锡顾问的标准课程。

                金字塔原理主张任何观点都可以归纳出一个中心议题,此中心议题由若干“相互独立,完全穷尽”的论据支持。这些论据本身也是论点,进一步被若干同样符合“相互独立,完全穷尽”规则的论据支持。以此类推,形成一个类似金字塔的垂直结构。




                在横向上,金字塔要求每一层极的论据要“相互独立,完全穷尽”,也就是说论据之间不能重复,而且没有遗漏。

                这样的一套理论,对于汇报工作有很好的借鉴意义。运用金字塔原理,我们可以通过对汇报人的汇报方式进行分析,让汇报人有意识地把中心议题最先告诉领导,然后再围绕中心议题解释相关细节,层层向下分解。

                这样的叙事结构,最有利于领导理解信息。



                一、被忽视的好方法

                这套方法听起来简单,但实际运用起来却不那么容易。这是因为,按照金字塔原理的要求构建的叙事结构,常常与汇报人的工作习惯背道而驰。

                在汇报时,人们习惯按照思维发展的顺序进行叙述,而思维发展的顺序通常是演绎的顺序。最著名的演绎的例子是下面这三句话:

                1.人终有一死。
                2.苏格拉底是人。
                3.所以苏格拉底会死。

                演绎法逻辑清晰,它通过描述不同事物的特性,找出事物间的共同点,并根据共同点得出结论。

                使用演绎法来叙述事物,是汇报人最为舒服的叙述方式。在这种方式下,汇报人始终躲在演绎逻辑背后。

                因为这样的顺序是在不断地描述事实,通过事实的累积和相互间逻辑的建立自然而然推导出最后的观点和结论,因此汇报人不需要冒任何风险。




                换句话说,演绎顺序所描述的事实从一开始就能获得领导的认同,避免了任何在观点上产生冲突的可能。由于大多数人本能上倾向于避免与他人产生冲突,演绎法也就成了自然而然的选择。

                金字塔原理下的汇报结构恰恰相反,它要求汇报人从事情的结果开始——从结束到开始逆向描述。比如上面的三句话,按照金字塔原理就是这样来讲的:

                1.苏格拉底会死。
                2.因为苏格拉底是人。
                3.而人终有一死。

                感受一下这两种结构在听者的心理上所造成的戏剧冲突,你就不难理解为什么汇报人会有意无意地避免使用金字塔原理来组织叙述的结构。

                这是因为,一开始就把一个没有任何铺垫的结论告诉领导,极有可能会使对方产生疑问,这样的疑问如果没有得到及时的回答,就会迅速转变成质疑,甚至是观点上的冲突和情绪上的对立。

                这会带来额外的压力,使汇报人丧失逻辑上的安全感。

                也正因为如此,运用金字塔原理进行汇报虽然听起来简单得如同废话,但实际上对汇报人有着很高的要求?;惚ㄈ艘朔嘉墓咝?,始终有意识地从领导的角度思考问题,组织叙述的结构。

                一个思维发展的正常顺序,有可能会引起领导的错误猜测,因此这不是最有利于领导理解信息的叙述顺序;假如运用金字塔原理,首先把整个信息的结论讲出来,那就全然不同了。

                这时,领导心里便有了一个整体预期。在这个预期之下,领导不需要任何提示,就会自动联想到汇报成功的秘诀。这样的联想被故事的细节进一步证实,于是加强了领导对中心议题的印象。




                二、信息的层次

                另外,金字塔原理强调了信息的分层概念。一个中心议题向下发散,在不同的抽象层次上形成若干论据。

                在一般的汇报工作中,我们大可不必太过在意所谓的“相互独立,完全穷尽”的论据规则,但是对于这种分层结构本身却需要多加利用。

                这样做最显而易见的好处是,它使汇报中那些本来显得无处安放的杂乱信息有了一个清晰的脉络。

                更进一步,在复杂的开放性汇报中,要讲的信息点很多,通?;岢吒龇侵馗葱畔⒌募且浼?。因此,用金字塔结构将信息组织起来,使每一个抽象层次上的论据都保持在七个之内,可以更好地适应人脑的运作机制,提高记忆的概率。




                想象你要就一个新的手机应用app,进行可行性的口头汇报。这是一个基于移动定位服务(LBS)的境外城市旅游语音导览项目。你根据前期分析和调查得到以下事实:

                企业为其他产品建立的微信公众号订阅量已经在上月突破三百万,通过此平台进行新应用的单位营销成本因此降低到每有效用户0.5元;企业在应用研发上积累了大量实践经验和研发人才,初期研发成本因而可以控制在20万元以内;

                出境游正成为中国家庭和个人大额消费的主要方式;出境游正从传统的包团游、购物游和豪华游转变为更注重当地体验的深度人文旅游模式;




                出境游人群移动终端持有率几乎达到100%;多数目的地国家提供针对海外游客的平价移动数据服务;


                企业目前拥有的闲置资金足够为10个类似项目提供由项目启动至产品上架的所有成本;产品拥有多种收入模式可供探索,包括应用下载收费,细分内容收费,目的地商家合作等;

                预计产品上架后前12个月的投资回报率可以达到145%;目前中文市场缺乏同类产品,英文同类产品也处在起步阶段,因此没有可以借鉴的成熟先例;

                研究显示,在此领域,优秀的、细分的导览内容和先发优势可以有效提高用户粘滞度;预计传统和新兴旅游平台将在6~8个月内注意到这一潜在市场。



                可以看到要汇报的信息点轻轻松松达到了12个,远远超出了任何人可以短时间内记忆的信息数量。


                如果只是简单地把它们一条一条的罗列出来讲给对方听,恐怕没等你得出项目可行的结论就已经失去了对方的兴趣和注意力。因此,建立一个分层结构就显得非常必要了。

                跟据金字塔原理,这个汇报的分层结构可以这样构建:如此构建的金字塔结构,在中心议题之下将信息点分为三层,可以清晰地看到围绕项目可行这一结论展开的汇报所遵循的脉络。

                同时,每一层的论据不超过三个,这个数量十分有利于大脑的记忆。

                在汇报时,汇报人需要从最顶层开始,开门见山地抛出结论:境外城市旅游语音导览项目可行,并应该尽快立项。当领导消化了这一信息后,再按照抽象层级,一层一层地叙述自己得到这个结论的原因,从而构成一个完整的汇报。




                还有一点值得注意,每一个论据都是一个完整的句子,包含了确定的信息。比如,我们说“新趋势使产品成功几率增加”,而不是说“新趋势对产品的影响包含以下几个方面”。

                后者是人们在使用金字塔原理汇报工作时经常容易出现的错误表述。

                说它错误,是因为后一种说法没有自己的观点。它无法统领下面一个抽象层级,也不能被其他信息支持,就像一个没有灵魂的躯壳,挂在金字塔结构中。

                这样一句话,无法让领导产生对接下来的汇报内容的预期。因此他仍然需要猜测随后提到的经济因素、社会因素和技术因素所带来的变化是否在整体上对产品带来积极的影响。

                这样的猜测正是金字塔原理所极力避免的。因此这种我们经常在汇报工作时挂在嘴边的句式,在金字塔结构中是不应该出现的。
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